هنگام مطالعه مطالب دروبلاگهای همکاران مطلب بسیار جالب ومفید به فایده ای ازوبلاگ همکار گرامی ودوست عزیز جناب آقای فتحی مشاهده کردم که با کسب اجازه ازایشان وبا توجه به اینکه موضوع اهمیت داشت عینا دروبلاگم منتشر نمودم تا مثمر ثمر باشد

 ضرورت دقت نظر در احراز هویت متعاملین خصوصاً معامل، وکیل یا نماینده و قائم مقام اصیل و نیز اصالت مدارک شناسایی، پاسخ استعلامات و اسناد و مکاتبات تعهدآوری که هرگونه خدشه ای در آنها، مسؤولیت مدنی و انتظامی دارد و گاهی خسارات جبران ناپذیری را برای سردفتر که اغلب سوءنیتی هم در کار نیست تحمیل می نماید، بر کسی پوشیده نیست.

 

تجربیات کارشناسانه و مراجعات مکرر بازرسان و کارشناسان رسمی در رشته جعل، بررسی خطوط، امضا و اثر انگشت نشان داده است که به رغم دقت نظر، حساسیت ها و وسواس هایی که سردفتر، نماینده دفتر اسناد رسمی، سندنویسان و منشی دفاتر در احراز هویت اشخاص و ثبت اسناد اِعمال می دارند بعضاً با شکایاتی مواجه شده اند که با ارجاع امر به کارشناسی و پس از مراجعة کارشناس به دفترخانه و ملاحظة دفاتر قانونی و بررسی چگونگی و نحوه ثبت سند در دفتر اسناد رسمی و اسناد بایگانی مشاهده شده که اغلب بدون سوءنیت و به اعتبار اعتماد و شناخت ظاهری متعاملین و معتبر بودن شهود و معرف ها و حسب اصالت اسناد ماقبل و خصوصاً وکالتنامه هایی که در دفاتر دیگری ثبت و صادر شده است و احراز هویت به صورت مختصر و ظاهری، مبادرت به صدور اسناد مهّم به ویژه سند قطعی منقول و غیرمنقول نموده که پس از مراجعة کارشناس به دفترخانه و بررسی نحوه و چگونگی ثبت سند و مقایسه امضائات و جملات (ثبت با سند برابر است) در دفاتر و یا دقت کارشناسی و مقایسه آثار انگشت براساس اصول علمی و مکانیسم تشخیص هویت، مؤید عدم تطابق امضائات و یا اثر انگشت بوده و به عبارتی دیگر، فرد دیگری به عنوان معامل یا موکل و نظائر آن سند را امضا و انگشت زده است. با کشف و اثبات ادعای جعل، شاکی چاره ای جز متهم نمودن سردفتر، هرچند بی گناه، به مباشرت یا همکاری با جاعل نداشته و سردفتر هم مکلف به حضور در محضر بازپرسی است که گاهی به علت احساس بی گناهی و اطمینان از نحوه احراز هویت و اصالت سند، اولین اقدامی که برایش متصور است اعتراض به نظر کارشناسی و تقاضای رسیدگی توسط هیئت کارشناسان خواهد بود و معمولاً تجربه نشان داده است که نتیجه کار هیئت کارشناسی چیزی جز تأیید نظریه کارشناس بدوی نیست. در اینجا صرفنظر از پرداخت دستمزد هیئت کارشناسی، سردفتر بی گناه، به درخواست خود، تحصیلِ دلیل دیگری را هم برای شاکی فراهم آورده است و حداقل خود را به مباشرت در جعل و تبانی با متهم در مظان اتهام قرار می دهد و هرچند در این زمینه نحوه عملکرد مجرم یا مجرمان و استفاده از تکنیک های پیشرفته در جعل اسناد خصوصاً مدارک شناسایی ممکن است در حدی باشد که با هرگونه دقت نظر و اِعمال وسواس، مسؤولانِ دفترخانه را قادر به تشخیص و حتی تردید در اصالت این گونه مدارک ننماید و ناخواسته و ندانسته اسنادی را به ثبت برسانند که با شکایت شاکی و متضرر از ثبت اینگونه اسناد و در نهایت ارجاع به کارشناسی، جعلی بودن این اسناد به اثبات برسد و مشکلات عدیده ای از جمله مجازات های جعل و حداقل سهل انگاری و ضرورت جلب رضایت شاکی و جبران خسارت و ضرر و زیان (مسؤولیت مدنی) دامنگیر سردفتر و یا سایر مسؤولان دفترخانه شود که بعضاً جبران ناپذیری اینگونه مسائل آشکارا روشن است. لذا بیان نکات و توصیه های زیر که حاصل تجربیات کارشناسی نگارنده است شاید بتواند تا حدود زیادی به آسیب شناسی در این زمینه دست یافته و دست کم از بروز اینگونه مشکلات پیشگیری و یا آسیب های گریزناپذیر را در حد امکان کاهش دهد.

 

 

الف : موضوع انتخاب و دقت نظر در گزینش پرسنل دفترخانه خصوصاً دفتریار و نماینده که شناخته شده، مورد وثوق، قابل شناسایی مجدد در زمان های ضروری آتی باشند و ضرورت نظارت و کنترل مستمر سردفتر در نحوه ثبت اسناد و حفاظت از دفاتر و اسناد دفترخانه ها؛

 1.شناخت از نظر امین بودن و سلامت شخصیت روحی، روانی و حتی جسمانی.

2.میزان تحصیلات و سواد از نظر تسلط کافی به معانی کلمات و مفاهیم اصطلاحات حقوقی خصوصاً در تشخیص دقیق و اصولی کلمات و عباراتی که بار حقوقی داشته، تعهدآور و مسؤولیت آفرین است و نیز به کارگیری صحیح افعال در تحریر اسناد و حدود اختیارات از نظر کمی و کیفی و رعایت دقیق در تحریر قیود مهم زمان، مکان، حدود و اندازه ها و مقادیر با استفاده از ارقام به صورت عددی و حروفی به طوری که در تحریر هیچ گونه فاصلة غیرمعمول و نامتناسب نداشته باشد تا امکان کم کردن، زیاد کردن و هرگونه تغییراتی را به صفر برساند.

3.نظم و ترتیب در انجام وظایف محوله، تحریر و بازخوانی اسناد به طور دقیق و همچنین تحصیل یقین در نبودن هرگونه ایرادی از نظر حقوقی، اغلاط املایی و انشائی، ارقام و نیز خواندن و تفهیم دقیق مندرجات اسناد به طرفین و در حضور همزمان متعاملین، معرف ها، شهود و مسؤولین امضاکننده دفاتر جاری، بانک و اتومبیل و دقت کافی در تنظیم اسناد نیم برگی و یک برگی، خلاصه معاملات و اسناد مالکیت و نظائر آن.

4.تحویل هرگونه سندی به متعاملین یا قائم مقام قانونی آنها پس از تحریر نام و نام خانوادگی و امضا توسط خودشان و اخذ اثر انگشت به طور سالم و دقیق با استفاده از انگشت سبابه دست راست ( از سرانگشت تا بند اول به طور کامل ) و با استفاده از استامپ سالم که فاقد جوهر اضافی بوده و خشک نباشد.

5.نوشتن عبارت (ثبت با سند برابر است) توسط خود اشخاص و در صورت بیسوادی افراد، ضمن اخذ اثر انگشت، این جمله خوانا و دقیق توسط فرد دیگری که نقشی در تنظیم سند ندارد و یا در سند نامی از او برده نمی شود و با ذکر نام نویسندة این جمله به طوری که در صورت لزوم، این نویسنده قابل دسترس بوده و مورد وثوق و تأیید فرد بیسوادی که انگشت می زند هم باشد.

6.بعضاً مشاهده شده است مواقعی که اسناد از کثرت و تعدد برخوردار بوده و مفاد اسناد به جز نام متعاملین یا یکی از آنها کاملاً مشابه و سطور مشخصی در تحریر اینگونه اسناد مورد استفاده قرار می گیرد سندنویسان دفترخانه با اصرار متعاملین جهت صرفه جویی در وقت، سند اول را در دفتر تحریر و به امضا متعاملین رسانیده و در مورد بقیه اسناد سطور مورد لزوم را شمارش و در انتهای سطر آخر از متعاملین امضا می گیرند تا در فرصت مناسب، متن آن دیگر اسناد، به تکرار نوشته شود. تنظیم اسناد بدین صورت نه تنها منع قانونی دارد بلکه بعدها مورد ادعای سفید امضا گرفتن و موجبات مشکلات عدیده ای برای سردفتر و سندنویسان است. به طور کلی هر سندی که در دفتر ثبت می شود باید به طور کامل و با قلم واحدی و پس از درج دقیق تاریخ تنظیم و حتی ذکر ساعت دقیق تکمیل و در خاتمة تحریر، بلافاصله، به امضا برسد.

7.دفاتر جاری ـ بانک و اتومبیل باید دقیقاً برگ شماری و با دستگاه شماره زن واحد و رنگ واحد جوهر استامپ شماره شده و مهر مخصوص و انحصاری دادستانی در کنار شماره صفحه منعکس گردد.

8.هرگونه دست بُردگی حتی برای تغییر یک شماره که مثلاً اشتباهاً توسط سندنویس صورت گرفته باید با ذکر سطر و علامت گذاری و با همان قلم در قسمت توضیحات هر دو صفحه توضیح و تصحیح و به امضای متعاملین و سردفتر برسد و ممهور گردد.

9.آدرس متعاملین و حتی معرف ها و شهود باید به طور دقیق و قابل دسترس تحریر شود تا به هنگام ضرورت، حضور هر یک جهت توضیح در دفترخانه و یا مراجع قضایی و انتظامی امکان دسترسی به آنها وجود داشته باشد.

10.از هرگونه پارگی کاغذ دفاتر و جدا شدن صفحات که امکان از بین رفتن و جابجایی صفحات و مطالبی را فراهم کند دقیقاً پرهیز و پیشگیری شود و نحوه چاپ و شماره گذاری و دوخت صفحات توسط مرکز تهیه و توزیع و تحویل دفاتر در اداره ثبت به دفاتر اسناد رسمی کاملاً مورد بازبینی قرار گیرد و با رعایت مسائل حفاظتی و امنیتی و ضمن بازنگری از سوی مسؤولان توسط کارشناسان ذی ربط کنترل گردد.

11.در چاپ هرگونه اسناد اعم از دفاتر، اوراق نیم برگی و یک برگی و خلاصه معامله ها و نظائر آن باید مسائل ایمنی و حفاظتی از نظر انتخاب نوع کاغذ، چاپ، واترمارک و علائم ایمنی و انتخاب رنگ های ایمنی برای درج شماره ها و سریال توسط اداره کل ثبت اسناد و املاک اعمال شود و ویژگی هایی خاص که به صورت سرّی و محرمانه است در هر بار تجدید چاپ اسناد رعایت، ضبط، نگهداری و قابل مراجعه و استناد باشد تا همانند اوراق بهادار خصوصاً اسکناس ها قابلیت جعل تماماً از بین برود.

12.استفاده از اوراق اسناد رسمی از نوع کاغذهای ایمنی با ضریب اطمینان بالا که در برخورد با هرگونه ماده پاک کننده شیمیایی و حتی فیزیکی عکس العمل نشان داده و جاعل را از ادامه کار خلاف بازدارد.

13.قلم و جوهری که هر دفترخانه در تحریر و اخذ امضا مورد استفاده قرار می دهد بهتر است به تعداد کافی که مصرف آن تداوم داشته باشد به بهترین کارخانجات تولیدکننده ـ حتی از یک مارک واحد ولی با ترکیبات و نوع رنگ متفاوت از نظر مواد تشکیل دهنده ـ توسط اداره کل ثبت اسناد به صورت سفارشی تهیه و دفاتر مکلف شوند همواره از قلم واحد و ویژه که نوع آن به نام آنها ثبت می شود استفاده نموده و به هیچ وجه اشخاص از قلم شخصی خود برای امضای اسنادی که در دفترخانه به ثبت می رسد استفاده ننمایند و نیز توجه داشته باشیم که قلم هایی در بازار داخل و خصوصاً در دیگر کشورها وجود دارد که رنگ و اثر خطوط، پس از گذشت مدتی از امضا کاملاً محو و از بین می رود. این مهم را حتی اشخاص عادی در معاملات روزمره خود بهتر است از فروشنده و یا صادر کننده چک و سایر مدارک بخواهند از قلم دیگری که مورد تردید نیست استفاده شود تا هرگونه ریسک و خطر احتمالی از بین برود.

14.سردفتران قبل از مهر و امضای اسناد صادره از صحت و درستی و نبود هرگونه اشتباه و غلط در تحریر و ثبت اسناد اطمینان حاصل نموده و تأکید می شود آگاه باشند که پاسخگو و مسؤول صحت و درستی اسناد هستند، لذا دفتریار و سردفتر نیز دقت کنند که در محل های تعیین شده امضای واحد خود را منعکس نموده و پس از دقت لازم و کافی در رعایت اصول و مقررات مربوط به تنظیم سند، مُهر برجسته و مخصوص دفترخانه را ممهور کنند.

15.مندرجات هر سندی به طور کامل و دقیق با ذکر تاریخ و حتی الامکان با تصاویر متعاملین و ضبط رایانه ای نگهداری و قابل دسترس باشد.

16.بعضاً مشاهده می گردد که فردی با یک وکالتنامة جعلی با حق توکیل به دفترخانه مراجعه و وکالتنامه را به نام اشخاص دیگر تفویض می کند. وکالتنامة بعدی اصالت دارد ولی بر مبنای وکالتنامة جعلیِ اولیه تنظیم شده و جاعلین با خیال راحت به انجام معاملات قطعی در دفترخانه دیگری مبادرت و مرتکب کلاهبرداری و استفادة جعل از اسناد می شوند. اصلح است دفترخانه پس از مکاتبه یا تماس با دفترخانة اولیه که گاهی حتی ممکن است وجود خارجی هم نداشته باشد از اصالت وکالتنامة ارائه شده اطمینان حاصل کرده تا از تعویض یک سند جعلی وکالت با وکالت در توکیل که معمولاً بعداً مورد سوءاستفاده و کلاهبرداری قرار می گیرد پیشگیری نمایند.

17.بعضاً مشاهده شده است که مشخصات مثلاً اتومبیل سرقتی به جای اتومبیل دیگری، که مشخصات آن مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته، اتومبیل سرقتی را در کوتاه ترین زمان که امکان افشای سرقت نیست با افرادی معامله و با اعلام آدرس های واهی و مدارک شناسایی مجعول مرتکب کلاهبرداری، فروش مال مسروقه و انتقال مال غیر گردیده و با تحویل اتومبیل سرقتی و صدور سندی غیرواقعی (غیرقانونی و جعلی) متواری می گردند. خوشبختانه اکنون با استعلام هایی که صورت می گیرد این گونه جرائم به حداقل رسیده ولی چه بسا در صورت لزوم استعلامات، مشاهده گردیده که پاسخ استعلامات مراجع ذی ربط خود نیز از اساس مجعول و مجرمین به هدف خود نائل آمده اند.

18.در بررسی سند مورد ادعائی که مالک در ایران نبوده و یا فوت کرده است، تصادفاً دیده شده که؛ محتوا و متن اسناد کم اهمیت که لزوم مطرح شدن آن بعید است به تاریخ های قبل در دفاتر مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته و اسنادی با ارزش بسیار زیاد و به تاریخ ماقبل درج و به اعتبار ظاهری آن اسناد، معاملاتی انجام شده و حتی مهر و امضا سردفتر قبلی نیز برای سند پاک شده اصالت داشته و بر مبنای این اسناد پاک شدة مجعول، رونوشت اصیل اخذ و منجر به انجام معامله با دیگران گردیده اند که اغلب ممکن است سردفتر هم از این تغییرات و پاک شدگی به علت سهل انگاری و اطمینان به کارمندان از موضوع بی خبر مانده باشد و بعدها وقتی مطلع شود که ادعاهایی مطرح و ارجاع به کارشناس شده، دیگر کار از کار گذشته و سوءاستفاده ها صورت گرفته است. شخصاً با مواردی برخورد داشته ام که برای انجام کارشناسی یک سند به دفترخانه ای مراجعه و ضمن بررسی اوراق دیگر یک دفتر به پاک شدگی مشابه و متعدد دیگری در دفاتر برخورد نموده ام که مورد شکایت هم نبوده اند و با استفاده از نور (Ultra Violet ) در این اسناد پاک شدگی شیمیایی به خوبی مشخص می گردند. هرچند اغلب این دفترخانه ها تعطیل و مسؤولین تحت تعقیب قرار گرفته اند ولی جبران این سوء استفاده ها به علت متواری شدن متهم یا خارج از کشور بودن مجرم به جایی نمی رسد. لذا عمل سردفتری که شاید به دلیل سهل انگاری و اطمینان، دخالت مجرمانه ای در این امور ندارند، درسی باشد که سردفتران دیگر را آگاهی داده، مقید شوند که اولین نفری که دفترخانه را باز و شروع به کار می کند و آخرین نفری که در تعطیل شدن دفترخانه نقش دارد فقط خود سردفتر باشد تا بدون حضور سردفتر، احیاناً احدی از کارکنان سودجو فرصتِ حتی جمع آوری اطلاعات از اسناد بایگانی بدون اجازه سردفتر، پیدا نکرده و از هرگونه فعل و انفعالات و دسترسی به اسناد سابق الصدور دفترخانه ـ که مسؤول اصلی آن سردفتر است ـ در امان بماند.

19.جهت کارشناسی سندی که فقط امضا فروشنده مورد ادعا قرار گرفته بود و در قرار کارشناسی، فقط بررسی و مقایسة آن امضا مورد نظر بود، با در اختیار داشتن امضائات مسلم الصدور صاحب امضای مورد بحث به دفترخانه ای مراجعه کرده و با ملاحظه ثبت سند مورد ادعا در دفتر دفترخانه و نیز مقایسه امضا فروشنده با امضائات اساس تطبیق و مسلم الصدور، اصالتِ امضای مورد ادعا احراز شد. لیکن در بررسی های فیزیکی و با استفاده از نور ماوراء بنفش (U.V) این نتیجه حاصل گردید که غیر از امضا، بقیه متن سند و مشخصات متعاملین مورد پاک شدگی شیمیایی و دوباره نویسی قرار گرفته و حتی کاغذ صفحاتی که سند در آن درج شده بود از نظر جنس کاغذ و نوع چاپ با سایر صفحات دفتر تفاوت داشت. بنابراین با بررسی محل دوخت صفحات به یکدیگر مشخص گردید که سوراخ های دوخت بر هم منطبق نیست و صفحات سند مورد ادعا مربوط به دفتر دیگری بوده که با الصاق آن به دفتر موجود و استفاده از یک امضای اصیل، که مربوط به سندی دیگر و تنظیمی در دفترخانه ای دیگر بوده است، سند مورد ادعا که از متراژ بالا و قیمت هنگفتی برخوردار بود صادر و از این سند جعلی، رونوشت در اختیار مجرمین گذاشته شده بود. این گونه اَعمال مجرمانه و جعل، ضرورتاً توسط سردفتر صورت نمی گیرد و قاعدتاً در غیاب سردفتر، مجرمین حرفه ای با اغفال برخی از پرسنل خاطی و سودجو، ماهرانه، به اینگونه نیات مجرمانه خود جامه عمل پوشانیده و کلاهبرداری های کلانی را انجام دهند. لذا سردفتر موظف است که مراقبت های ایمنی و حفاظتی مستمر و زیادی نسبت به دفاتر و بایگانی اعمال نموده و نسبت به دفاتری که مربوط به سال های قبل و یا سردفتران ماقبل خود بوده و در بایگانی راکد خاک می خورند بی توجه نباشد.

20.نمونه ای از تخلفات بارز و جبران ناپذیری که در دفاتر اسناد رسمی مشاهده شده، صدور اسناد قطعی غیرمنقول «املاک مصادره شده» است که تاریخ صدور آنها را به تاریخ قبل از مصادره و قبل از پیروزی انقلاب اسلامی و حتی برای اشخاص ایرانی که تابعیت کشورهای بیگانه را دارند، به صورت جعلی از نظر تاریخ صدور سند، با تبانی صاحبان و مالکینی که اموال آنها مصادره شده و با در دست داشتن سند رسمی در دادگاه های بین المللی مطرح و رسیدگی می شود که در صورت موفقیت، اینگونه اشخاص، میلیاردها دلار از حقوق دولتی که متعلق به مردم است در آستانه چپاول و تاراج قرار می گیرد. هرچند که خوشبختانه معمولاً با دفاع هیئت های کارشناسی که در عمل تسلط و تجربه و مهارت های فنی برتر ایرانی مانع از صدور احکام به ضرر کشور گردیده و با فرد خاطی برخورد قانونی صورت گرفته است. و صد البته خوشبختانه احساس مسؤولیت وجدانی و میهنی اغلب قریب به اتفاق سردفتران از تکرار اینگونه جرائم پیشگیری نموده است. لیکن در این گونه موارد ضرورت بازرسی دقیق و مستمر کارشناسان اداره کل ثبت اسناد و املاک کشور از دفاتر دفترخانه های اسناد رسمی و تأکید و تردید و بررسی کارشناسانه معاملاتی که از اهمیت خاصی برخوردارند و استثناء بر قاعده محسوب می شوند یک وظیفه ملی ـ میهنی بوده و در جهت حراست از کیان اقتصادی و سیاسی مردم و دولت است!

 

ب : نحوه و چگونگی احراز هویت و کنترل اصالت مدارک شناسایی، وکالتنامه ها و پاسخ استعلاماتی که به اعتبار آنها اسناد خصوصاً معاملات قطعی تنظیم می شود و مسؤولیت صحت و اصالت آنها به عهده سردفتر است؛

 1.در برخورد با متعاملین خصوصاً معامل و وکیل، سردفتر باید به شرایط طبیعی و روحی و ارادی و صادقانه آنها توجه و عنایت خاص داشته و در هر گونه رفتار و گفتار مشکوک و تأمل برانگیز آنها دقت نماید.

2.اسناد هویتی خصوصاً شناسنامه و اخیراً کارت ملی که ضریب اطمینان بیشتری دارد دقیقاً از نظر تطابق کامل عکس با خود شخص و با توجه به فاصله زمانی عکس و سن افراد مورد بررسی و ملاحظه قرار گرفته و تا اطمینان قطعی از اینکه عکس مربوط به خود شخص است یا در قبال ارائه تصویر (عکس) کارت ملی خدمات ندهد و از پذیرش سایر مدارک جهت تنظیم سند (به دلیل عدم ارائه مدرک شناسایی قابل قبول) خودداری نماید.

3.در مقایسه و تطبیق عکس مندرج در مدارک شناسایی با اشخاص، توجه کردن به فاصله زمانی صدور این اسناد با سن شخص، ضروری است و همچنین در مقایسه با اعضا و اجزای تغییر ناپذیرتری مانند چشم، لب، بینی، فاصلة بینی با لب، اندازه لب ها، شکل و اندازه و میزان برجستگی و یا چسبندگی گوش ها توجه دقیق تر و بیشتری شود. به علائم خاص و مشخصة افراد در صورت مانند سالک، خال، جوش ها، بریدگی ها و محل استقرار آنها عنایت شود. در صورت اعمال جراحی زیبایی خصوصاً برای بینی که در خانم ها بیشتر مرسوم و تا حدودی عمومیت یافته و عکس های ماقبل و مابعد در مدارک شناسایی جدید و قدیم توجه شده و در شناسایی و تطبیق عکس خانم ها از بانوان همکار دفترخانه کمک گرفته که با دقت بیشتر و مقایسه تمامی اجزای سر و صورت و نشانه های ظاهری، اشتباهی در مقایسه و امر مهم احراز هویت اشخاص پیش نیاید.

4.به هرگونه استقرار غیرعادی عکس مثلاً بر روی کاغذ شناسنامه، کارت ملی، جابجایی، سوراخ اضافی ماشین دوخت، چسب اضافی و نوع پرس کارت ملی، که احتمال تغییر و تعویض عکس را نشان می دهد، توجه شود.

5.هرگونه دست بردن، تراشیدگی، الحاق و یا آثار لکه هایی که ممکن است ناشی از کاربرد مواد شیمیایی پاک کننده و تغییر مشخصات باشد مورد توجه قرار گیرد و توصیه می شود سردفتران محترم چند وسیله بررسی مقدماتی کوچک و ارزان قیمت مانند ذره بین های چراغ دار که حداقل بزرگنمایی آنها تا ده برابر باشد و چراغ مطالعه با نور ماوراء بنفش (U.V) که با باطری کار می کند و این نور معمولاً لکه های پاک شدگی و اختلاف نوع کاغذها را به صورت لکه و تفاوت رنگ در جای نسبتاً تاریک مانند فضای زیر میز کار نشان می دهد و چسب های اضافی را هم مشخص می کند خریداری و از آن استفاده نمایند. این نور حتی شماره های رنگی و نوع بازتاب و ذرات ایمنی که در کاغذ کارت ملی، چک های بانکی، تراول چک ها و نظایر آن تعبیه شده است و در کنترل اصالت کارت ملی و نیز اوراق بهادار مؤثر است از کاربرد بسیار مفیدی برخوردار است، در صورت لزوم و در مورد اسناد مهم که ممکن است با تردید همراه باشد بهتر است از مشاورت کارشناسان باتجربه در این رشته بهره گیری و از هرگونه حوادثی که اعتبار دفترخانه را مخدوش و اتهاماتی را وارد می کند پیشگیری نمایند.

6.به وکالتنامه هایی که برای صدور اسناد قطعی و تعهدآور که خصوصاً از بار مالی زیادی برخوردار است چه در احراز اصالتِ خودِ وکالتنامه و چه در احراز هویت اشخاص ذی ربط توجه بیشتری مبذول و در صورت هرگونه تردید، از دفترخانه مربوطه استعلام و تأیید اعتبار و اصالت آن را مطمئن شوند.

7.برای اطمینان از زنده بودن و در قید حیات بودن موکل در مواردی که با تردید و عدم اطمینان مواجه هستند حداقل شناسنامه موکل را ملاحظه و از عدم ابطال شناسنامه مطمئن گردیده و یا به نحوی از انحاء و کسب اطلاع از فرزندان و نزدیکان وی میزان و درصد اعتبار اسناد صادره را بالا ببرند.

8.در اصل بودن مدارک هویتی دقت کافی نموده و مدارکی که از طریق فتوکپی و یا عکس رنگی و کامپیوتری تهیه و پرس پلاستیکی می شوند توجه گردیده و جز مدارک اصلی، معتبر و قانونی مدرکی را نپذیرند (مثلاً نوع پرس کارت ملی دارای برجستگی خاص است که قابل لمس بوده و آن را از عکس کارت متمایز می سازد).

9.جعل کارت های پایان خدمت و یا معافیت از خدمت سربازی زیاد مشاهده شده است. لذا با دقت در ویژگی های کارت های اصیل و مقایسه دقیق نمونه های اصلی از نظر ابعاد، ضخامت، وزن، نوع چاپ، رنگ آمیزی و تداخل رنگ ها در یکدیگر و نمونه مهر و امضائات مسؤولان حوزه نظام وظیفه، با توجه به زمان تصدی امضاکننده و محل و زمان صدور، کارت های مسلم الصدور و اصیل را از کارت های مجعول و شبیه سازی شده بازشناسند.

10.هرگز از شهود و معرفین حرفه ای که معمولاً با دریافت مبالغی آماده انجام هر کار خلاف شرع و قانون می شوند استفاده و پذیرش نشود و دقت شود که شهود و معرف ها بهتر است از افراد شناخته شده و از بستگان نزدیک متعاملین که مستخدم دولتی یا دارای جواز و پروانه کسب بوده و در هر صورت شناخته شده، مورد وثوق، قابل اعتماد و از اعتبار شغلی برخوردارند استفاده شود.

11.استفاده از دوربین های مدار بسته در دفترخانه جهت کنترل مراجعین و عکسبرداری از متعاملین هنگام امضا و تنظیم اسناد با قید تاریخ، روز و ساعت حضور .

 امید که تمامی سردفتران محترم با تسلط کافی بر مقررات، قوانین را رعایت کنند و همچنین با نظارتِ همیشگی و مداوم خود بر امور دفترخانه، ضمن تکریم ارباب رجوع، در جهت اِعمال سیاست های قضازدایی و کاهش خسارات مدنی ـ که بعضاً قابل جبران نیست ـ گام های مؤثری بردارند.

* با تشکر ازجناب سرهنگ انتظاری کارشناس رسمی دادگستری