نقل از پارس وندار

 

طی سالهای اخیر کانون سردفتران و دفتریاران درچندین نوبت قصد برگزاری همایش با عناوین متعدد و درسطوح مختلف را داشته است که دراین زمینه کاملا" ناموفق بوده است .

هرچند برخلاف برخی همکاران که معتقدند برگزاری هر گونه همایش ازمحل وجوه 10% همکاران توسط کانون سردفتران و دفتریاران فاقد محمل قانونی است، معتقدیم برگزاری همایش با اهداف کاملا" مشخص و درراستای منافع یکایک همکاران درسراسرکشور، می تواند حتی وظیفه ای مهم و منطبق با بند اول ماده 66 قانون دفاتراسنادرسمی برای کانون سردفتران و دفتریاران نیز ارزیابی شود.

اما جهت برگزاری همایش نکات بسیار مهمی باید مورد توجه قرارگیرد که  بی تردید عدم توجه به هریک ازاین موارد می تواند نمره ای منفی درپرونده همایش و مسوولان برگزاری آن باشد و دراین رهگذر تفاوتی ندارد که چه کسی همایش را برگزارنماید.

1_تعیین اهداف

یکی از نکات حائز اهمیت در برگزاری همایش، تعیین اهداف همایش است. به راستی دربرگزاری همایش چه اهدافی را دنبال می کنیم؟ این اهداف در راستای منافع عمومی همکاران قرار دارد؟ آیا برگزاری همایش و دستیابی به این اهداف، منافع عمومی همکاران را تامین می نماید؟ اساسا آیا این اهداف به درستی تعیین شده اند؟

این سوالات وموارد مشابه را، متولیان برگزاری همایش می بایست مورد توجه ویژه قراردهند و به آنها شفاف و صریح پاسخ دهند. بدون تعیین هدف نباید برگزاری همایش را دنبال کرد واعتقاد داشت که نتایج و اهداف همایش پس از برگزاری همایش بروز و ظهور خواهد نمود!!!

تعیین اهداف صحیح و دقیق و متناسب با زمان و ارزیابی واقعی از تحقق آنها، یکی از ملاک های تعیین موفقیت همایش خواهد بود. قبل از برنامه ریزی جهت شروع مقدمات برگزاری همایش، باید کاملا مشخص گردد که آیا همایش، صرفا علمی خواهد بود و یا  صرفا جهت شناساندن حرفه و خدمات آن به جامعه است یا قرار است انبوهی از مسئولین کشور جهت سخنرانی به صف شوند تا اقتدار حرفه ای به رخ جامعه و مسئولان کشانده شود و یا حتی ترکیبی از همه این موارد.تعیین این موضوع از آن جهت دارای اهمیت است که انتخاب هر کدام از موارد فوق، جهت دهی برگزاری همایش را مشخص خواهد نمود .

2- تعیین دقیق سطح  حضور میهمانان در همایش ...اختصاص بودجه مناسب ... برنامه ریزی اصولی جهت اجرای همایش

متاسفانه در کشور ما که اتفاقا مشهور به برگزاری همایش های متعدد و بلاوجه و بی نتیجه است در بسیاری موارد، مسئولان برگزاری همایش، به واقع از امکان واقعی حضور میهمانان موثر در همایش بی اطلاع هستند و غالبا همایشها بدون حضور میهمانان اصلی مورد نظر برگزاری می شود.

برای مثال، فرض نماییم درهمایشی که برا ی همکاران ما برگزار گردد، قرار شود  در یک روز روسای قوای 3 گانه به عنوان سخنران در بخش های مختلف حاضر شوند. با این شرایط و به لحاظ حضور قطعی این میهمانان، تعیین محلی شایسته جهت برگزاری همایش، بسیار لازم به نظر می رسد. باید به این نکته مهم نیز توجه داشت که همکاران ما ارزش حضور در بهترین محل های برگزاری همایش را دارند، اما آن چه باید مورد توجه قرار گیرد این است که اگر قرار باشد صرفا همکاران در یک مکان گردهم آیند، جمع حرفه ای ما می تواند درمحیطی صمیمانه تر و با هزینه بسیار کمتر در کنار یکدیگر قرار گیرند و اتخاذ تصمیم نمایند و دلیل بر صرف هزینه های بی فایده نیست.

نکته دیگر که در برگزاری همایش باید مورد تاکید قرار گیرد این است که برگزاری همایش، حداقل هزینه هایی دارد که از آن گریزی نیست. اما سقف هزینه ها بی اندازه است و اگر در برگزاری همایش دقت و وسواس کافی به خرج داده نشود، برگزاری یک همایش می تواند با چندین برابر هزینه واقعی به انجام برسد.

3- تعیین ساختار صحیح و اصولی برای برگزاری همایش

یکی دیگر از نکات قابل توجه برای برگزاری صحیح یک همایش تعیین ساختار صحیح و اصولی برای براگزاری همایش است.

برگزاری یک همایش با دستاوردها و تحقق اهداف از پیش تعیین شده، ترکیب مناسب تیم برگزارکننده و مستلزم همکاری منظم و صادقانه آنها با یکدیگراست. بعضا ملاحظه می گردد که برگزاری یک همایش، به صورت تام بر عهده یک فرد گذارده می شود، بدون آن که کمیته ای برای همکاری با وی لازم تشخیص داده شود. فرض کنید شخصی که دبیر علمی همایش است، متولی امور اجرایی نیز می باشد و

اما آن چه بسیار حائز اهمیت است، حضور افرادی توانمند، صاحب نظر و خوش نام در تیم برگزار کننده همایش است. موضوع آن جا مهمتر می شود که همایش دارای وجاهت علمی است و می بایست از افرادی در این حوزه استفاده گردد که در حرفه به عنوان افرادی صاحب علم و اندیشه و قلم شهره و خوش نامی آنها مسجل شده باشد. استفاده از افرادی که در حرفه متخلق به این اوصاف نباشد نه تنها جدی ترین آسب را به همایش می رساند، بلکه سبب استقبال حداقلی از همایش می شود.