نویسنده : آقای صولت یاوری سردفتراسناد رسمی 116 اصفهان

 

پس ازتصویب طرح موسوم به کاداستر،بحث حذف دفاترسنتی وجایگزینی دفاتر الکترونیک مطرح شده است .ازسوی دیگر لازمه ایجاد این تحول جلب نظرات کارشناسی وتخصصی مجریان وپیش گامان اجرای این طرح یعنی دفاتر اسناد رسمی به دلیل اشراف تخصصی وجزئی به امور است تا ازهرنوع دوباره کاری واصلاح مکررفرایندها جلوگیری شود.

باتوجه به عدم تصویب طرح اصلاح قانون دفاتر و همگام نبودن مقررات مورد عمل فعلی با تحولات گسترده فرایند خدمات دفاتر اسنادرسمی ،احتمال بروز مشکلات اجرائی وحقوقی درمرحله گذرازشیوه سنتی دورازذهن نخواهد بود.لذا بنابه مراتب ، لازم است همکاران گرامی ما درکانون تهران با اخذ نظرات کارشناسی دیگرکانونها وجوامع نسبت به اعلام نقطه نظرات کارشناسی به سازمان ثبت اسناد واملاک اقدام وبه نحو متقضی درتدوین آیین نامه اچرائی طرح کاداسترخاصه دربخش مربوط به دفاتراسنادرسمی نیزفعالانه مشارکت نماید.

شایان ذکراست حذف دفاترو تغییرشیوه ثبت اسناد بدون توچه به اشکالات سامانه وانجام برخی تغییرات واصلاحات لازم درآن برمشکلات فعلی خواهدافزود .کانون اصفهان بادستورمساعد ریاست محترم سازمان ثبت اسناد واملاک کشورنواقص حقوقی وساختاری سامانه ثبت آنی رابه تفصیل به اداره کل اموراسناد سازمان اعلام ومراتب نیزازاین طریق به مدیریت محترم توسعه فن آوری منعکس شده است .امید است هرچه سریعتر ومقارن حذف دفاتر این مهم نیزبه انجام برسد.

علاوه براین ها تسریع دراصلاح ساختاری قانون دفاتر اسنادرسمی وتهیه وتدوین آیین نامه اجرائی واحد ویک پارچه مشتمل برفصول ومباحث مختلف به نحوی که کلیه آیین نامه های پراکنده فعلی نیزمنسوخ اعلام شوند ، بیش ازپیش اجتناب ناپذیربه نظرمی رسد.

نکته دیگراینکه بااتغییرفرایند ارائه خدمات وحذف دفاتر وتصویب آیین نامه اجرائی طرح کاداستر خاصه ماده 7 ،عملا بسیاری ازمقررات فعلی بلااستفاده وبدون موضوع خواهد بود ازسوی دیگر بازرسی دفاتر وصورتجلسه فعلی مورد استفاده نیز به تبع این تحولات باید مورد بازبینی دقیق وکارشناسی واقع شود.

عناوین تخلفات انتظامی به شرح مقرردرماده 29 آیین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب 17/10/1354 نیزباید متناسب با تحولات فعلی وآتی وبا اخذ نظرات تخصصی ازکانونها وخاصه اعضای دادگاههای انتظامی بدوی وتجدید نظرمورد بازبینی واصلاح قرارگیرد .زیرا بعدازاجرای سامانه وحذف دفاتر بسیاری ازتخلفات موضوعا منتفی شده ویا قهراامکان وقوع ندارد.

تاخیردرنقد وبررسی واصلاح ساختارهای سنتی درجهت همگامی با تحولات الکترونیکی ، مشکلات فعلی را دوچندان خواهد کرد.

پس ازذکر این مقدمه ،.برخی نکات قابل تامل جهت امعان نظردرمرحله حذف دفاتر ،به شرح زیر خواهد آمد امید است مسئولان محترم سازمان ثبت اسناد واملاک کشوروخاصه ریاست محترم سازمان درراستای تحقق کامل ثبت الکترونیکی به نظرات کارشناسی که ازسرخیرخواهی وبه قصد اصلاح امورابرازمی شود عنایت بیشتری مبذول فرمایند.

1-پیش بینی تکالیف فعلی دفاتردرمورد درج برخی توضیحات درملاحظات دفترجاری واسناد ،ازجمله عزل ویا استعفاء‌وکیل دراسناد وکالت .درح توضیحات مربوط به صدوراجرائیه نسبت به اسناد رهنی درملاحظات دفاترموضوع بند 74 بخشنامه های ثبتی .درج فسخ ویا اقاله اسناد موضوع ماده 23 آیین نامه 1317وشماره قبوض اقساطی موضوع ماده 30 آیین نامه موصوف وقبض تخلیه دراسناد اجاره وغیرمنقول درملاحظات دفتر موضوع بند 65 بخشنامه های ثبتی واخبار مربوط به ابطال اسنادرسمی موضوع ماده 71 قانون دفاتر اسنادرسمی واخبارعدم تنظیم سند دریک روزخاص دردفترجاری ، قابل ذکراست.

علاوه براین ها به منظورافزایش دقت واطمینان بایستی امکان استفاده ازاین اطلاعات درزمان تنظیم اسناد درکلیه دفاترفراهم شود.بعنوان مثال وکالتی که به هرعلت مرتفع شده ویا سندی که ابطال شده ،باید درسطح کشورقابل شناسایی وغیرقابل استناد شودوسامانه نیزعلاوه برهشدارلازم ، مانع اقدام به استناد سند باطله بشود.

بنابراین، پیش بینی این قبیل موارد ونحوه درج آنها درسامانه وتاثیر عملی اطلاعات درسوابق قبلی وقابلیت استخراج آمار واطلاعات مورد نیاز ازآنها دارای اهمیت اساسی است .لذا پیشنهاد می نماید قسمت جستجوی پیشرفته سامانه مقارن حذف دفاتر بازهم مورد بازبینی واصلاح قرارگرفته وبه روز شود.

2-نحوه احرازهویت اشخاص بیسواد وکروکوروگنگ وافراد جانبازومعلول و فاقد دست وپا ازحیث اخذ امین وشهود ومعرف ونحوه اخذمترجم درمورد اشخاص خارجی وتایید مطابقت ثبت با سند ودرج توضیحات مربوط به هریک ازاین امور موضوع مواد 50 ، 61 ، 63،64 ،66 و67 قانون ثبت مصوب 1310درملاحظات دفتر.وجایگزینی آن به نحو مقتضی درسامانه ثبت آنی وتاثیرعملی آن درسوابق وامکان استخراج آمارهای ناشی ازانها.دارای اهمیت اساسی است.

3- باتوجه به حذف دفاتر سنتی وتکلیف قانونی ما به اخذ شهود ومعرف وامین درموارد خاص ، ناگزیر باید مشخصات کامل این قبیل اشخاص را بعنوان اطراف سند درسامانه وارد کنیم وضمن احرازهویت ، اثرانگشت وامضاء آنها نیزدرسند درج شود..لذا لازم است مسولین محترم سامانه ثبت آنی این عناوین را درفهرست نام اطراف سند پیش بینی نموده وحق التحریرنفرات اضافه را حسب مورد نیز منظور نمایند.

4-نحوه اخذ اثرانگشت واستفاده ازپداثرانگشت و ذخیره اطلاعات مربوط دریک بانک اطلاعاتی جامع به منظورکنترل اصالت آنها درکل کشوروممانعت ازجعل هویت دارای اهمیت اساسی است لذا ضرورت کارشناسی موضوع وبررسی همه جوانب آن بیش ازپیش الزامی به نظرمی رسد.

5—اخذ اثرانگشت ازنمایندگان اشخاص حقوقی خاصه بانکها ، درعمل با مشکل روبروست زیرا این قبیل افراد قادربه حضورهمزمان بامتعاملین جهت تنظیم وثبت اسناد نیستند وازسوی دیگرتکلیف ما به تایید نهائی اسناد مربوط به املاک ظرف مدت پنج روزموجب می شود که بعدانتوانیم نسبت به اخذ اثرانگشت آنهااقدام کنیم لذا پیشنهاد می شود درمورد نمایندگان بانکها استثنائا اخذ اثرانگشت منتفی وبه امضاء سند اکتفا شود.

6-قبل ازحذف دفاترانجام برخی تغییرات واصلاحات درسامانه ثبت آنی الزامی به نظرمی رسد .بعنوان مثال علیرغم اینکه کاربران ازشروع اجرای سامانه درتنظیمات اولیه ، شماره وتاریخ آخرین اسناد تنظیمی درسیستم سنتی را درسامانه درج کرده اندلیکن متاسفانه سامانه کما کان به صورت خودکارقادربه اعلام آخرین شماره ترتیب سند ویا ممانعت ازدرج شماره های اشتباه نمی باشد. لذا باتوجه به تجربه ما دریک سال ونیم گذشته ، پیشنهاد می نماید این مهم حتما مورد توجه واقع واصلاح لازم انجام شود.. تابدین ترتیب ازهرنوع اشتباه کاربران درتنظیم اسناد جلوگیری بعمل آید.

7-با توجه به تجربه ما ازاجرای ثبت آنی ومشکلاتی که ازحیث تایید نهائی اسناد ناقص ویا حتی فاقد امضاء‌ به وقوع پیوسته ، پیشنهاد می نماید قبل از تایید نهائی ،درخصوص امضاء‌اصحاب سند وتکمیل بودن آن ،ازکاربرسوال شود تا بدین ترتیب ازتایید نهائی فوری اسناد ناقص جلوگیری شود.

8-درمورد تنظیم اسناد افراد بیمارموضوع ماده 14 آیین نامه 1317 باید مراتب درآیین نامه اجرائی طرح کاداستر پیش بینی شود. علاوه برآن عنوانی جهت نماینده دادستان ودرنقاطی که دسترسی به مدعی العموم نباشد دونفرمعتمد به منظورنظارت برتنظیم سند درسامانه پیش بینی شود.

.9- همین مشکل درمورد تنظیم اسناد معاملات دولتی وبنگاههای عمومی واسناد زندانیان موضوع تبصره های یک ودو ماده 14 آیین نامه مرقوم وجود دارد..لذالازم است مراتب باکارشناسی موضوع درآیین نامه اجرائی پیش بینی ومصوب شود.

10-اخبارمربوط به تنظیم سند متمم ویا تعویض وثیقه اسناد رهنی ویا فسخ سند بااقرارنامه دردفترخانه دیگر موضوع بند 66 بخشنامه های ثبتی وانعکاس هوشمند این امر درسامانه جهت اطلاع دفترخانه تنظیم کننده سنداولیه به نحوی که نیازی به مکاتبه -که مغایراصل سرعت وآنی بودن سامانه ثبت اسناد است -،نباشد.

11-گرچه درمورد تعداد ونوع دفاتری که حذف خواهند شد ونحوه جایگزینی آنها هیچ نوع اطلاع رسانی نشده ونظرخواهی نیز ازکانونها وجوامع بعمل نیامده است .لیکن به نظرمی رسد جهت همگامی با تحولات الکترونیکی وباتوجه به اینکه امکان اخذ هرنوع آمارواطلاعات مورد نیازمراجع مختلف درسامانه ثبت آنی وجود دارد لذا با انجام برخی اصلاحات درسامانه ، ازنگهداری هرنوع دفاترسنتی بی نیازخواهیم بود.بدیهی است ابقاء هرنوع دفترسنتی تاتعیین جایگزین مناسب ،باید با جهات ودلایل توجیهی کافی انجام شود.

12-باتوجه فقدان مجوزقانونی جهت اخذ اثرانگشت ازافراد باسواد ، پیشنهاد می شود درآیین نامه اجرائی طرح کاداستر عنصرقانونی جهت اخذ اثرانگشت وبه کارگیری پد مخصوص این کار ،مصوب شود.

درخاتمه ازکلیه همکاران سردفتر ودفتریار وکارکنان دفاتر ونیز صاحب نظران استدعا وانتظارداریم هرنوع نظرات انتقادی وکارشناسی خود راذیل این سطور اعلام نمایند وازتذکرسایرجهات ومشکلات احتمالی ناشی ازتغییر فرایند حذف دفاتر سنتی نیز دریغ نفرمایند .

صولت یاوری سردفتراسناد رسمی 116 اصفهان

نقل از وبلاگ وزین بنچاق وبا کسب اجازه ازهمکار ودوست گرامی جناب جمشیدی