بسمه تعالی

باعنایت به اینکه رعایت عدالت وبرقراری قسط یکی از دستورات موثر دردین مبین اسلام است وعدل یکی از ازاصول تلقی شده ودرقانون اساسی نیز به این امرتوجه خاص گردیده وتوزیع عادلانه اسنادفیمابین دفاتراسنادرسمی دراین برهه جهت صیانت ازکیان دفاتراسنادرسمی وحفاظت ازکرامت ومنزلت آن لازم وضروری بنظرمیرسد وازطرفی مصوبه شماره1/2737مورخ 1/12/1356هیت وزیران وبخشنامه های شماره 18255/34/1مورخ 19/6/81وشماره 39148/34/1مورخ 8/8/1385معاونت محترم وقت قوه قضائیه ورئیسان محترم وقت سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ونیز بخشنامه شماره 3977/34مورخ 26/3/82اداره کل اموراسنادسردفتران ودفتریاران برتقسیم عادلانه وبهره مندی دفاتراسنادرسمی ازاسنادتنظیمی تاکید داردودرماده 29قانون رسیدگی به تخلفات راهنمائی ورانندگی نیز این امردرخصوص اسناداتومبیل ملحوظ شده ؛ازآنجائیکه دربعضی ازواحدهای ثبتی تابعه اداره کل ثبت استان مازندران مصوبه وبخشنامه های یادشده به درستی اجرانگردیده واکثریت سران محترم دفاتر اسنادرسمی خواستار تهیه طرحی برای انجام صحیح تقسیم وتوزیع اسناد دیگر شده اند فلذا با تصویب هیات مدیره  محترم جامعه سردفتران ودفتریاران مازندران تهیه پیش نویس وطرح پیشنهادی متحد الشکل نحوه تقسیم اسنادبه کمیته بازرسی ونظارت وتقسیم اسناددرجامعه محول گردیده است درنهایت موارد زیر پیشنهاد می شود

پیرو صورتجلسات قبل ؛بتاریخ ذیل ورقه وباحضور وامضا  اعضا ؛ کمیسیون تقسیم اسنادشهرستان            پس ازبحث وتبادل نظر وبررسی پیشنهادها وملاحظه درآمد دفاتراسنادرسمی شهرستان       واخذ معدل ازدرآمد دفاتربلحاظ مبالغ ارجاعی ازطریق سیستم تقسیم اسناد وخصوصا توافق بین سران دفاتراسنادرسمی دررابطه با تقسیم اسناد خودرو (قطعی ؛وکالت فروش ؛ تفویض وکالت فروش ) فی مابین دفاترشهرستان     ازطریق تقسیم اسناد کمیسیون تقسیم وبا عنایت به نامه شماره 3326/91/03مورخ 30/1/91اداره ثبت بابل وجوابیه شماره 1269/91/107مورخ 2/2/91اداره کل ثبت استان مازندران ؛ازآنجائیکه حسب التوافق سردفتران اسنادرسمی شهرستان      مقررشده تا بجهت جلوگیری ازتخلفات احتمالی وسودجوئی اسنادخودرو بشرح فوق علاوه براسناد مشمول مصوبه هیئت وزیران مورد تقسیم واقع شودوبنابراین انتظارمی رود تاحق التحریر دفاترتاسطح شهرستان بااین وصف تحویل گردد بناعلیحذا کمیسیون نیز حق تعدیل وتغییر حق السهم دفاتر؛مقررمی دارد دفاتراسنادرسمی شهرستان      بشرح مصوبه موخردرمیزان حق التحریر اسناد ارجاعی باعنایت به بندهای ذیل؛تسهیم گردد

1—آقا /خانم         سردفترمحترم اسنادرسمی شماره                  به عنوان مقسم اسناد بوده ومی بایستی ماهیانه آمارمربوطه را به اداره ثبت       ارسال نماید

2- بازرسین محترم اداره ثبت      ومسئول دفتراملاک ومقسم اسناد مسئولیت نظارت وبه انجام رسانیدن این مصوبه را عهده دارمی باشند وموظفند درصورت مشاهده هرگونه تخلف مراتب را ریاست محترم اداره ثبت      کتبا گزارش نمایند

3-چون تقسیم اسناد خودرو درحیطه وظائف این کمیسیون نمی باشد وبرابر توافق یران دفاتر اسنادرسمی شهرستان        انجام می پذیرد وبنابراین توافق ؛کمیسیون ماهانه حق السهم دفاترراتعدیل نموده وتغییرداده است بنابراین تخلف هریک از سران دفاتر ازاین مصوبه خاصه تنظیم اسناد خودرو بدون ارجاع مقسم تخلف ازمصوبه کمیسیون تقسیم اسناد بوده ومستلزم تعقیب انتظامی می باشد وعلاوه براحتساب میزان حق التحریر های تحصیلی اراین طریق ؛عندالا قتضا به محرومیت دوره ای دفاتر متخلف ازمحل تقسیم اسناد رادرپی خواهد داشت تذکر ریاست ثبت شهرستان    اختیارخواهد داشت تا درصورت تخلف هریک از دفاتر ازمصوبه حاضر ؛دستور تعلیق ارجاع حق السهم آن دفترخانه رابه مقسم ابلاغ نموده تا دراولین جلسه درخصوص مورد ؛توسط کمیسیون تصمیم گیری شودبدیهی است با ابلاغ این امر به دفترمتخلف آن دفتر حق تنظیم هیچ سندی که مشمول صورتجلسه حاضر می باشد را نخواهد داشت

4- برابر مصوبه هیئت وزیران اسناد راجع به وزارتخانه ها وموسسات وشرکتهاوبانکهای دولتی وشهرداریها ؛ می بایستی ازطریق سیستم ارجاع تنظیم گردد واطلاق موجود درمصوبه هرنوع سندی که معامل ویا متعامل آن اشخاص مزبور باشند را بقید متیقن شامل می شود واختصاص به سند رهنی بانکها ی دولتی ندارد ؛ فلذا به جهت رفاه حال مراجعین ؛دفاتر اسنادرسمی مشمول این مصوبه حق خواهند داشت تا اسناد متفرقه مشمول مصوبه هیئت وزیران که ازحیث حق التحریر غیر مالی محسوب میشوند را حداکثر تا           ریال درماه شمسی بدون ارجاع خاص مقسم تنظیم نمایند لکن می بایستی حداکثر تا پانزدهم ماه شمسی بعد تعداد ونوع اسناد ومیزان حق التحریر آن اسناد را نفیا یا اثباتا به مقسم اعلام وتسلیم نموده وذیل نسخه دوم مکاتبه را رسید دریافت دارند بدیهی است کلیه اسنادمالی مشمول مصوبه کما کان پس از ارجاع مقسم ؛ قابلیت تنظیم را خواهد داشت

تذکر1:اسناد متفرقه غیرمالی ای که تنظیم آن ها مستلزم ارسال خلاصه معامله می باشد صرفا پس از ارجاع مقسم ؛ تنظیم خواهدشد

تذکر2: کلیه اسنادی که تحت عنوان تغییرمدیون فی مابین طرفین قرارداد ثالث ویا با مجوزبستانکارضمن عناوینی ازقبیل انتقال ؛ صلح وغیره تنظیم می شود به لحاظ  جنبه  تبدیل تعهد به اعتبار مدیون یا غیره ؛پس ازارجاع مقسم قابلیت تنظیم دارند

5- سردفتران اسنادرسمی       می بایستی اصول نامه های مرجوع الیه رادربایگانی سند مربوطه نگهداری نموده وتصویر مصدق نامه های ارجاعی را به ضمیمه خلاصه معاملات به اداره ثبت زیربط ارسال نمایند تصدیق خلاف واقع مشمول ماده 103قانون ثبت بوده وتخلف ازمصوبه حاضرنیز محسوب میگردد

6- باتوجه به حجم عملیات تقسیم وزحمات عدیده ای که برای مقسم اسنادایجاد می نماید وهزینه های مترتب برآن ؛ کمیسیون مقرر می دارد تا یک درصد ازمیزان حق التحریر اسناد ارجاعی موضوع این صورتجلسه به عنوان حق الزحمه مقسم منظورگردد

7- دفاترمشمول بشرح ذیل بوده وحق السهم آنان عبارتست از                     که بشرح این مصوبه ازاسناد مربوطه بهره مند خواهند شد

8- کمیسیون تقسیم اسناد شهرستان        پس ازسه ماه دیگر جهت ملاحظه نتایج حاصله ازاین مصوبه وعندالزوم اخذ تصمیم مجدد تشکیل خواهدشد

9- خلاصه ای ازمصوبه حاضر که مشتمل برتبیین اقدامات دفاترمی باشد به دفاترحوزه ثبتی     ابلاغ گردد

10- این مصوبه ازتاریخ        لازم الاجرا می باشد

ضمن تشکر از قبول زحمات اعضای محترم کمیته بخصوص آقای مهدوی سردفترمحترم 17 بابل  تقاضا دارد بمنظور رسیدن به خرد جمعی همکاران مساعدت وکمک کنند  

                                                          باتشکر ساداتی کردخیلی